Artikelen

Besturing en sponsoring van studiedata projecten

Welke ingrediënten en stappen zijn belangrijk om tot een succesvolle toepassing van studiedata te komen? Van ambitie naar strategie naar ontwikkeling, invoering en bijhouden. Dit zijn in het kort de stadia die worden doorlopen.

Maak een van de bestuurders sponsor van het project

Het initiatief om meer te gaan doen met studiedata kan van verschillende kanten binnen de organisatie komen. Om dit om te zetten naar een strategie en duurzame aanpak is draagvlak en betrokkenheid vanuit bestuur en directie cruciaal. Twee overwegingen spelen daarbij een rol: de relevantie voor de instelling als geheel, voor studenten, docenten en ondersteuners, maar ook de meerwaarde voor het bestuur zelf. Voorop staat het belang van gebruik van studiedata als impuls voor de kwaliteit en de effectiviteit van het onderwijs op opleidings- of instellingsniveau. Daarnaast ook de kansen die het biedt om de efficiëntie van onderwijsprocessen te besturen. Een aanvullend doel kan zijn om wetenschappelijk onderzoek naar studiedata te faciliteren. Deze overwegingen en ambities worden vastgelegd in een eerste versie van een visie op de toepassing van studiedata.

Een actieve rol van het bestuur en de voorbeeldfunctie die zij kunnen spelen creëert draagvlak binnen de organisatie en onderstreept het belang van adequaat gebruik van studiedata.

Voer een analyse uit van de huidige situatie

Inzicht in de huidige situatie rond het toepassen van studiedata biedt het vertrekpunt van ontwikkeling in de toekomst. De zone Studiedata biedt een quickscan waarmee inzicht in de volwassenheid van de instelling op het gebied van veilig en betrouwbaar gebruik van studiedata te krijgen is. Naast de technologie is in dit model ook aandacht voor de thema’s strategische beleidsvorming, mens en cultuur, organisatie en governance.

Begin klein, maar bereid snelle doorontwikkeling en opschaling voor

Een eerste vingeroefening in een beperkte setting kan de ervaring opleveren die gebruikt wordt bij het opstellen en uitrollen van de uiteindelijke aanpak. Maak een keuze uit verschillende mogelijkheden die toepassing van studiedata kan bieden en ga met een beperkte groep belanghebbenden aan de slag. Kies een actueel thema waarvan binnen de instelling het nut direct duidelijk is en dat op korte termijn voordelen biedt. Dit kan één of meerdere ‘Proof-of-Concept(s)’ opleveren die de basis vormen voor verdere ontwikkeling.

Zorg dat alle relevante disciplines aan boord zijn

Zorg dat alle relevante disciplines aan boord zijn binnen zo’n proeftuin: docenten, onderwijsondersteuners, beleidsmedewerkers en onderzoekers, management, data scientists e.d. Gebruik deze fase om verschillende tools uit te proberen om rapporten en dashboards in te ontwikkelen. Zorg ervoor dat ook ICT betrokken is zodat ervan uitgegaan kan worden dat de uiteindelijke keuzes passen binnen de technische infrastructuur en architectuur. En tot slot: houdt het bestuur betrokken.

Stel een masterplan op

Uitgerust met de kennis van de quickscan en de PoC(s) wordt vervolgens een masterplan opgesteld om de visie om te zetten in oplossingen. Het masterplan is een lange termijn plan dat minimaal jaarlijks wordt bijgesteld. In het ideale geval maakt dit plan deel uit van het lange termijn strategisch plan van de instelling.
Gestart wordt met een overzicht van thema’s die onder de vlag van studiedata worden gerekend. Het volwassenheidsmodel kan daarbij de leidraad vormen. Na een heldere prioritering volgt de strategie van ontwikkeling en uitrol. Dit heeft niet alleen betrekking op het ontwikkelen van oplossingen, maar ook en vooral op de introductie bij en acceptatie en begeleiding van de gebruikers van de informatie.

Nieuwe technologische en wettelijke ontwikkelingen kunnen van invloed zijn op de mogelijkheden. Vooral ontwikkelingen op gebied van onderwijsvernieuwing worden vertaald naar nieuwe richtingen binnen de strategie.

Benoem de raakvlakken binnen de organisatie

Verankering van de oplossingen en ontwikkelingen heeft raakvlakken met volgende disciplines:

  • Management van Innovatie – het identificeren van nieuwe technologische en organisatorische ontwikkelingen om structureel in te kunnen passen in de strategische agenda.
  • Portfoliomanagement – indeling van oplossingen naar processen en daaraan verbonden doelgroepen gekoppeld aan prioriteiten die de bepalend zijn voor de aanpak in het masterplan. Het portfolio wordt regelmatig getoetst aan de feitelijke situatie en daarop bijgesteld.
  • Verandermanagement en management van belanghebbenden – in kaart hebben van de impact van veranderingen op belanghebbenden en deze daarop gericht aansturen.
  • Vraag en aanbod bij elkaar brengen – komen tot een heldere vraagarticulatie en dit koppelen aan bestaande of te ontwikkelen oplossingen.
  • Financiering en bemensing – evident dat het verwezenlijken van ambities bepaald worden door de beschikbare middelen en menskracht. Expliciet onderdeel van het masterplan.
  • Adequaat beheer – te denken aan autorisatiemanagement, leveranciers en contractmanagement en delivery management.

Gebruik de quickscan ook om de ontwikkeling regelmatig te toetsen aan het volwassenheidmodel en de daarin benoemde thema’s.